Compliance

Verhaltens- und Compliance – Kodex

1. Präambel

Die DNS:NET Internet Service GmbH (im Folgenden DNS:NET genannt) ist ein verantwortlich handelndes Mitglied der Gesellschaft und sich ihrer Verantwortung gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Gesellschaftern sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bewusst. DNS:NET verpflichtet sich daher zu klaren Grundsätzen, die den Rahmen für das unternehmerische wie gesellschaftliche Handeln darstellen.

Das Handeln der DNS:NET und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist bestimmt durch Eigen-verantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität sowie den Respekt gegenüber den Mitmenschen und der Umwelt. Die Führungskräfte tragen dabei eine besondere Verantwortung. Ein nachhaltiger Erfolg des Unternehmens kann nachhaltig nur erzielt werden, wenn das Unternehmen nach einer stetig verbesserten Erfüllung der jeweils relevanten Qualitäts- und Leistungsansprüche strebt. Dabei setzt die DNS:NET auf das Können, die Kraft und den Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, verlässliche gesellschaftliche und politische Rahmenbedingungen und die Möglichkeiten des technischen Fortschritts. Der Verhaltenskodex erfüllt dabei zwei wesentliche Aufgaben: Zum einen soll er jede einzelne Mitarbeiterin und jeden einzelnen Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Handeln ermutigen und ihr/ihm dafür Orientierung geben. Zum anderen nennt er die Ziele und Prinzipien für das unternehmerische Handeln der DNS:NET (Compliance).
Die DNS:NET wird einen Compliance Beauftragten benennen, der die Einhaltung des Verhaltenskodex überwacht und dem Verstöße gemeldet werden müssen. Der Compliance Beauftragte wird jährlich Schulungen abhalten und Statistiken seiner Überprüfung führen.

2. Geltungsbereich und Prinzipien

Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiter der DNS:NET einheitlich. Die Mitglieder der DNS:NET Geschäftsführung und alle sonstigen Führungskräfte trifft hinsichtlich der Beachtung des Verhaltenskodex eine Vorbildfunktion. Sie sind gehalten, auf seine Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich hinzuwirken. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden nicht akzeptiert und geahndet. Bei der Bewertung des Verhaltens von Geschäftsführern und sonstigen Führungskräften gelten besonders strenge Maßstäbe. Durch ihr Handeln will DNS:NET auf eine weitere Verbreitung der im Verhaltenskodex aufgestellten Grundsätze hinwirken. Unternehmen, mit denen DNS:NET in einer geschäftlichen Beziehung steht, werden daher ermutigt, sich freiwillig an die Regeln des DNS:NET – Verhaltenskodex zu halten. Der Verhaltenskodex ist die Basis für weitere betriebliche Regelungen, die sowohl branchen- als auch landestypische Besonderheiten berücksichtigen können, solange diese den hier niedergelegten Grundsätzen nicht widersprechen. Er erstreckt sich auf dienstliche Belange im Unternehmen und auf sämtliche Bereiche, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als dessen Repräsentanten wahrgenommen werden.

3. Gesetzeskonformes Verhalten Allgemeine Grundsätze

Integrität bestimmt unser Handeln. Die Beachtung von Gesetz und Recht ist für DNS:NET oberstes Gebot. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die für ihre/seine Tätigkeit von Bedeutung sind. Dies gilt für jede Rechtsordnung, in deren Rahmen sie/er tätig wird. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat sich daher eigenverantwortlich darüber zu informieren, welche Rechtsvorschriften für ihre/seine Tätigkeit zu beachten sind. Die DNS:NET wird selbst alles Notwendige tun, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die sie betreffenden Regelungen zu unterrichten und sie in ihrer Beachtung zu unterweisen. Die Rahmenbedingungen für das unternehmerische Handeln von DNS:NET werden nicht nur durch internationales oder staatliches Recht, sondern auch durch eine Vielzahl von Regeln (gesellschaftlichen, kulturellen, sozialen) gebildet. DNS:NET bezieht auch diese häufig ungeschriebenen Regelungen in ihre Entscheidungs- und Abwägungsprozesse ein und ist bestrebt, im Einklang mit ihnen zu handeln.

Als Telekommunikationsunternehmen bekennt sich die DNS:NET uneingeschränkt zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses als grundgesetzlich geschütztes Recht seiner Kunden, der Wahrung aller einschlägigen Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten seiner Kunden und seiner Mitarbeiter, der Wahrung der anerkannten Regelung zur Datensicherheit sowie der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Netzneutralität in allen von der DNS:NET betriebenen Netzen und technischen Infrastrukturen.
Alle Mitarbeiter der DNS:NET sind gehalten alle aufgetretenen oder drohenden Verstöße gegen diese Grundsätze, unabhängig davon ob dieser Verstoß durch das Unternehmen und seine Mitarbeiter selber oder durch Dritte verursacht sind, unverzüglich der Geschäftsführung mitzuteilen. Durch die Mitteilung eines solchen Verstoßes dürfen dem Mitteilenden keine Nachteile erwachsen.

Unternehmensinformationen

DNS:NET veröffentlicht Unternehmensinformationen in Übereinstimmung mit handelsrechtlichen Bestimmungen. DNS:NET bekennt sich zu einer korrekten und wahrheitsgemäßen Berichterstattung gegenüber seinen Gesellschaftern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit.

4. Außenbeziehungen Allgemeine Grundsätze

DNS:NET tätigt ihre Geschäfte mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln und erwartet das Gleiche von ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auf die Einhaltung dieses Grundsatzes dringt DNS:NET auch bei ihren Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden. Die privaten Interessen der DNS:NET-Mitarbeiterinnen und –Mitarbeiter und die Interessen des Unternehmens sind strikt voneinander zu trennen. Ein Interessenkonflikt tritt auf, wenn die Privatinteressen in irgendeiner Weise mit den DNS:NET-Interessen kollidieren oder wenn auch nur ein solcher Anschein erweckt wird. Monetäre Zuwendungen von Dritten darf eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter weder fordern oder entgegennehmen, noch darf sie oder er solche Zuwendungen Dritten anbieten oder gewähren. Dies gilt ohne Ausnahme und insbesondere gegenüber Amtsträgern und Vertretern ausländischer Staaten oder internationaler Organisationen. Andere Arten von Zuwendungen von Lieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern dürfen nicht gefordert werden. Entgegengenommen werden dürfen derartige Zuwendungen - Gelegenheitsgeschenke, Bewirtungen oder sonstige Zuwendungen - nur im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten und soweit diese nicht unternehmerische Entscheidungen zu beeinflussen vermögen. Gewährt werden dürfen derartige Zuwendungen nur im Rahmen geschäftsüblicher Geschäftspartner-Bindung, soweit darin keine unangemessene Einflussnahme gesehen werden kann. Einzelheiten und zulässige Grenzwerte für Geschenke und Zuwendungen werden in einer Betriebsanweisung geregelt.

Verhalten gegenüber Kunden

DNS:NET bietet ihren Kunden eine breite Palette von Produkten und Dienstleistungen. Leitend ist dabei das Bestreben, die Bedürfnisse der Kunden durch passende und effiziente Lösungen zu er-füllen. Dazu gehören die ständige Überprüfung des Leistungsportfolios und seine vorausschauende Anpassung an neue Marktanforderungen. DNS:NET bemüht sich, eine faire Behandlung aller Kunden sicherzustellen.

Verhalten gegenüber Lieferanten

In ihren Beziehungen zu Lieferanten achtet DNS:NET auf die Einhaltung der Regelungen des Verhaltenskodex. DNS:NET unterhält deshalb keine geschäftlichen Beziehungen zu Lieferanten, von denen öffentlich bekannt ist, dass sie grundlegende Prinzipien verletzen, die im DNS:NET-Verhaltenskodex für wesentlich erachtet werden.

Verhalten gegenüber Beratern

Beraterverträge werden bei DNS:NET nur mit Personen oder Gesellschaften geschlossen, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Entwicklung von DNS:NET beitragen können. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der erbrachten Leistung und zur persönlichen Qualifikation des Beraters stehen.

Einschaltung von Vermittlern

Die Einschaltung von Vermittlern, Agenten und Beratern (nachfolgend einheitlich „Vermittler" genannt) ist in vielen Ländern ein wesentliches und unumgängliches Mittel für einen erfolgreichen Marktauftritt. Andererseits kann die Einschaltung derartiger Dritter als Gestaltungsmittel zur Verschleierung von illegalen Zahlungen und zur Umgehung des Korruptionsverbots genutzt werden. Beim Abschluss von Verträgen mit Vermittlern ist bereits der bloße Eindruck eines Missbrauchs zu vermeiden. Bei Auswahl und Beauftragung von Vermittlern sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten. Vermittlerverträge werden nur mit Personen oder Gesellschaften abgeschlossen, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Entwicklung konkreter Projekte beitragen können. Vermittler-verträge bedürfen der Schriftform und haben die vereinbarten Leistungen detailliert zu beschreiben. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der Leistung stehen. Zahlungen an Vermittler erfolgen bargeldlos und grundsätzlich erst nach der Erbringung der verein-barten (Teil-)Leistungen.

Verhalten gegenüber der Öffentlichkeit

Sämtliche Mitteilungen von DNS:NET erfolgen vollständig, sachlich, inhaltlich korrekt und verständlich sowie zeitnah. DNS:NET respektiert die professionelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien. Nur autorisierte Personen sind befugt, Informationen, die DNS:NET betreffen, an die Öffentlichkeit, an Medien oder andere Dritte weiterzugeben.

Verhalten gegenüber der Politik

DNS:NET verhält sich parteipolitisch neutral und gibt keine Spenden an politische Parteien sowie an Organisationen oder Stiftungen, die in einer engen Beziehung zu politischen Parteien stehen. DNS:NET schließt auch keine Beraterverträge oder ähnliche entgeltliche Vereinbarungen mit Personen ab, die hauptberuflich öffentliche Ämter ausüben oder hauptberuflich öffentliche Mandate innehaben. DNS:NET erkennt die Mitverantwortung des Unternehmens und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Entwicklung des Gemeinwohls ausdrücklich an. DNS:NET begrüßt deshalb staatsbürgerliches, politisch demokratisches und gesellschaftliches – insbesondere karitatives und soziales – Engagement ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die sich in diesem Rahmen engagieren, tun dies als Privatpersonen. DNS:NET verfolgt keinerlei Unternehmensinteressen, soweit ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Umfang tätig werden.

Bekenntnis zur gesellschaftlichen Verantwortung

Die Wahrnehmung von Verantwortung gegenüber Gesellschaft und Umwelt ist ein wesentlicher Faktor für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Durch ihre Produkte und Dienstleistungen, ihre Investitionen und ihre Rolle als Arbeitgeber erfüllt DNS:NET eine strukturell und gesamtwirtschaftlich essenzielle Aufgabe. DNS:NET agiert verantwortungsbewusst auf internationaler, nationaler, regionaler und lokaler Ebene und als lebendiger Teil der jeweiligen Gemeinschaften. DNS:NET sieht sich in einer besonderen Verantwortung, gesellschaftliche Entwicklungen vor allem auf regionaler und lokaler Ebene zu fördern – etwa durch Initiativen vor allem im sozialen, ökologischen und kulturellen Bereich, beim freiwilligen Engagement von DNS:NET-Mitarbeiterinnen und –Mitarbeitern oder durch sonstige geeignete Maßnahmen. DNS:NET begrüßt vor diesem Hintergrund das gesellschaftliche Engagement ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sofern dies unter den jeweiligen nationalen, regionalen oder lokalen Umständen angemessen erscheint und eine Kollision mit den betrieblichen Belangen von DNS:NET ausgeschlossen ist.

Sponsoring und Initiativen zur Förderung des Gemeinwohls

Sponsoring und Initiativen zur Entwicklung von Regionen und lokalen Gemeinschaften sind wesentliche Instrumente zur Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung. Im Kern geht es dabei um inhaltliche und finanzielle Unterstützung von Gemeinwohlbelangen, die grundsätzlich auf Öffentlichkeit angelegt sind. Sponsoring darf nicht mit der Erwartung einer Gegenleistung verbunden sein.

5. Innenbeziehungen Arbeits- und Anlagensicherheit, Gesundheitsschutz

DNS:NET arbeitet an einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeits- und Anlagensicherheit und des Gesundheitsschutzes. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch und Umwelt in ihrem/seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle entsprechenden Gesetze und Vorschriften sind einzuhalten. Jede Führungskraft ist verpflichtet, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Wahrnehmung dieser Verantwortung zu unterweisen und zu unterstützen. Im Fall von Verstößen oder Unfällen ist unverzüglich Meldung an die verantwortlichen Stellen zu erstatten.

Chancengleichheit und respektvolles Miteinander

DNS:NET achtet die Würde und die Persönlichkeit einer jeden Mitarbeiterin und eines jeden Mitarbeiters. Der Umgang miteinander ist von gegenseitigem Respekt, Fairness, Teamgeist, Professionalität und Offenheit geprägt. Die Führungskräfte nehmen eine Vorbildrolle wahr und bewähren sich besonders in Konfliktsituationen als kompetente Ansprechpartner. DNS:NET fördert Chancengleichheit und Vielfalt. Beides gilt uns als unverzichtbare Voraussetzung für eine hohe Reputation und unternehmerischen Erfolg. Keine Mitarbeiterin, kein Mitarbeiter und kein Bewerber wird aufgrund seines Geschlechts, seiner Rasse, Nationalität, seines Alters, seiner Religion oder sexuellen Orientierung benachteiligt oder bevorzugt. Über die Auswahl, Ausbildung und Förderung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird ausschließlich nach tätigkeitsbezogenen Kriterien entschieden. Hervorragende Leistungen sind Voraussetzungen für unternehmerischen Erfolg. DNS:NET wird daher solche Talente besonders fördern, die sowohl durch ihre Fachkompetenz als auch durch ihre sozialen Fähigkeiten zum nachhaltigen Unternehmenserfolg beitragen. DNS:NET bietet entsprechende Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung an und ermutigt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, solche Angebote wahrzunehmen. DNS:NET setzt sich dafür ein, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unternehmerische Belange mit ihrem Privatleben in Einklang bringen können. Besonderes Augenmerk gilt dabei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Parallele Tätigkeiten für Wettbewerber und Nebentätigkeiten

Jede unmittelbare oder mittelbare Tätigkeit für ein Unternehmen, das mit DNS:NET direkt oder indirekt im Wettbewerb steht, ist nicht gestattet. Keine Mitarbeiterin oder kein Mitarbeiter darf Geschäftschancen, die sich für DNS:NET ergeben, zum eigenen oder zum Vorteil Dritter ausnutzen. Nebentätigkeit ist die Ausübung einer weiteren Tätigkeit, insbesondere als Geschäftsführer, als Mitglied eines Aufsichts-, Verwaltungs- oder Beirats, als Arbeitnehmer oder in sonstiger Funktion (zum Beispiel als Berater) bei einem fremden Unternehmen. Generell ist die Aufnahme einer Nebentätigkeit nur mit der Genehmigung der Geschäftsführung gestattet. Bei einem Wechsel der Nebentätigkeit oder einer weiteren Nebentätigkeit ist erneut die Genehmigung der Geschäfts-führung erforderlich.

6. Einhaltung des Verhaltenskodex/Berichtswesens Allgemeine Grundsätze

Jede DNS:NET-Mitarbeiterin und jeder -Mitarbeiter erhält eine Ausfertigung des Verhaltenskodex. Er muss gelebte Unternehmenswirklichkeit und damit Teil des Arbeitsalltags aller DNS:NET-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter werden. Insbesondere Führungskräfte sind aufgerufen, seine Umsetzung aktiv zu fördern. Dazu gehört es sicherzustellen, dass alle ihnen zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Verhaltenskodex kennen und ihn dadurch in der Praxis einhalten können. In allen Fragen, die diesen Kodex und seine Einhaltung betreffen, sollte jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter zunächst eine Klärung mit ihrem/seinem Vorgesetzten oder dem Compliance Beauftragten suchen.

Bestätigung und Berichtswesen

Die Geschäftsführung wird dem Beirat der DNS:NET jährlich über die Umsetzung des Verhaltenskodex berichten; Verstöße und Abweichungen gegen den Verhaltenskodex sind zu nennen.